従業員は、在職中に顧客リストや商品開発に関する情報など企業の機密情報を知り得ることとなります。万一、これらの情報が外部流出すると、営業上の損失や企業の信用失墜に繋がるため、会社としてはその防止策を講じていかなければなりません。そこで今回は退職者からの情報漏えい防止のために求められる具体的な対策を確認しておきましょう。
 

1.退職決定後の対策
　従業員の中には社内にある各種情報を退職後に利用するため、在職中から少しずつ情報を持ち出しているケースがあります。これを防止するためには、就業規則の服務規律においてそうした情報の持ち出しを禁じた上で、指導を行うことが重要です。社内の重要情報については、持ち出し禁止などの指定を行った上で、重要フォルダへのアクセスを制限する、もしくはそのアクセス記録をチェックするといった物理的な対策も求められます。

2.会社物品の回収
　会社が保有している情報以外にも、在職中に業務として従業員本人が集めた情報にも注意を払う必要があります。代表的なものとしては、顧客や業者などから受け取った名刺がありますが、これらについては原則として退職時に回収し、その他EXCELなどでリスト化されたファイルなども含め、如何なる媒体でも退職後に保有することを禁止しておくことが望まれます。一般的に退職時には、在職中に貸与した物品などをすべて回収するかと思いますが、回収項目の一つとして含めておきたいものです。

3.秘密保持に関する誓約書
　近年、多くの企業で対応が進められているのが機密保持に関する誓約書の提出です。秘密保持に関する誓約書は入社時や機密情報が多いプロジェクトに参加させるときに提出させることが通常ですが、退職時にも書かせることを検討しましょう。文面としては、「退職後においても会社の営業秘密は他言しない」、「退職後であっても情報漏えいによる損害賠償責任を負う」といったものが考えられます。現実に損害賠償請求を行うには様々なハードルがありますが、守秘義務についての意識が低い従業員への抑止効果も期待できるため、今後はこの誓約書の提出をルール化しておきたいものです。

　一度、情報漏えいが発生すると、漏えいした情報を回収することは不可能です。在職者のみならず、退職者への意識づけも重視し、在職中だけでなく退職後の情報漏えい対策もしっかりと行っておきましょう。